Ένα από τα πιο δύσκολα καθήκοντα που αντιμετωπίζει ένας μάνατζερ πωλήσεων είναι όταν του ζητείται από την Διοίκηση να παρέχει προβλέψεις πωλήσεων. Αλλά για ποιο λόγο η πρόβλεψη πωλήσεων θα πρέπει να αποτελεί πρόβλημα; Άλλωστε, η απόδοση ενός τμήματος πωλήσεων είναι αυτή που μετριέται περισσότερο σε έναν οργανισμό και σε καθημερινή βάση, τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων των πωλητών είναι διαθέσιμα για να τα δουν όλοι.
Υπάρχουν αρκετοί λόγοι γιατί οι προβλέψεις αποτελούν πρόκληση για τους μάνατζερ πωλήσεων. Αρχικά, έχει να κάνει με το πόσο κοντά βρισκόμαστε στην «πρώτη γραμμή», καθώς όσο ψηλότερα βρίσκεται κάποιος στην ιεραρχία των πωλήσεων, τόσο πιο πολύ απέχει από τις συναλλαγές που γίνονται. Επιπρόσθετα, τα συστήματα CRM (Customer Relationship Management) που κυρίως χρησιμοποιούνται για τη συλλογή πληροφοριών σχετικών με τις ευκαιρίες πωλήσεων, είναι συνήθως γεμάτα με τις απόψεις των πωλητών αντί για στοιχεία. Επομένως, πολύ συχνά, η οποιαδήποτε πληροφορία απεικονίζεται σε αυτά τα συστήματα, δεν είναι αντίστοιχη με την πραγματικότητα.
Πώς λοιπόν θα μπορούσαμε να κάνουμε τις προβλέψεις πωλήσεων μια εργασία που θα είναι πιο εύκολη στο να περατωθεί και θα παρέχει πιο ακριβή αποτελέσματα; Η απάντηση είναι ότι θα πρέπει να διαχειριζόμαστε με καλύτερο τρόπο τον λεγόμενο «αγωγό» πωλήσεων. Σύμφωνα με την Gartner: «Ο αγωγός πωλήσεων είναι ένα εργαλείο για τη μετατροπή μιας αρχικής επαφής (lead) σε πώληση. Παρέχει στους ηγέτες πωλήσεων μια οπτικοποιημένη απεικόνιση της όλης διαδικασίας, όπως για παράδειγμα το πότε μια επαφή προκρίνεται ως ευκαιρία ή το πότε οι πωλητές θα πρέπει να κάνουν follow-up». Τις περισσότερες φορές οι αγωγοί αυτοί απεικονίζονται ως χωνιά ή ως οριζόντιες μπάρες που χωρίζονται σε διαφορετικά στάδια, ακολουθώντας επί της ουσίας τη ροή των ευκαιριών κατά τη διαδικασία πώλησης.
Σε σχετική έρευνα που πραγματοποιήθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες από το Sales Management Association και τη Vantage Point Performance, το 44% των ανώτατων στελεχών θεωρεί ότι ο οργανισμός τους είναι αναποτελεσματικός στη διαχείριση του αγωγού πωλήσεων. Για όλους όσοι εμπλεκόμαστε στις πωλήσεις, τα παραπάνω νέα είναι άκρως ανησυχητικά, καθώς υπάρχει άμεση συσχέτιση μεταξύ της ανάπτυξης τζίρου και της αποδοτικής διαχείρισης του αγωγού πωλήσεων, επομένως φαίνεται ότι έχουμε να κάνουμε πολλή δουλειά σε αυτό τον τομέα.
Σύμφωνα με την ίδια έρευνα, υπάρχουν βέλτιστες πρακτικές που αν τις τελειοποιήσουμε μπορούν να οδηγήσουν τον οργανισμό μας όχι μόνο σε ανάπτυξη τζίρου, αλλά και σε πιο ακριβείς προβλέψεις πωλήσεων. Εν αρχή, όλοι μέσα σε ένα τμήμα πωλήσεων θα πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα και να μιλούν την ίδια γλώσσα, άρα πρέπει να ορίσουμε με ξεκάθαρο τρόπο τη διαδικασία πώλησης, με στάδια – ορόσημα που θα είναι κατανοητά από όλους τους πωλητές και παράλληλα ευθυγραμμισμένα με τον τρόπο που οι πελάτες αγοράζουν.
Επιπλέον, οι κατέχοντες θέσης ευθύνης θα πρέπει να περνούν ποιοτικό χρόνο με τους πωλητές, κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης του αγωγού πωλήσεων. Οι συναντήσεις αυτές θα πρέπει να εστιάζονται στο coaching των πωλητών, ώστε αυτοί να αναπτύξουν τρόπους για τη μετακίνηση των ευκαιριών προς τα εμπρός, παρά σε ένα τυπικό έλεγχο της κατάστασης. Για τον παραπάνω λόγο, οι μάνατζερ πωλήσεων πρέπει να λάβουν εκπαίδευση πάνω στη διαχείριση του αγωγού πωλήσεων, πέραν της σύνδεσης στο σύστημα και της παραγωγής αναφορών. Τέλος, θα πρέπει να αρχίσουμε να δείχνουμε παραπάνω ενδιαφέρον για τις δραστηριότητες (follow-ups, συναντήσεις, τηλέφωνα, e-mails κλπ.) που κάνουν οι πωλητές για να κλείσουν περισσότερες δουλειές και θα πρέπει να καταγράψουμε πόσες από αυτές τις δραστηριότητες απαιτούνται για να πάρουμε την παραγγελία.
Πιστεύω ακράδαντα ότι η καλύτερη διαχείριση στον τομέα αυτό, όχι μόνο θα κάνει τη διαφορά στο κομμάτι των αποτελεσμάτων, αλλά θα κάνει επίσης ευκολότερες κι ακριβέστερες τις προβλέψεις πωλήσεων. Επομένως, θα ήθελα να προσκαλέσω όλους τους ηγέτες πωλήσεων να ξεφορτωθούμε τις κρυστάλλινες σφαίρες που χρησιμοποιούμε για τον λόγο αυτό και να αρχίσουμε να επενδύουμε τον χρόνο μας στο πώς θα διαχειριστούμε καλύτερα τον αγωγό πωλήσεων.